ついつい後回しになりがちなメールの返信。
でも、
「メールの返信は忙しい人ほど早い」と言われるほど、
レスが早い人は仕事ができると話題になっています。
有名実業家の堀江貴文氏も
「メッセージを見た瞬間から10秒で返信」を心がけていると自身の著書で書くほどです。
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そこで今回は
「レスが早い人が行っている5つのコツ」についてまとめました。
すぐに実践できる内容ばかりですので、
仕事で成果を出したい人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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目次
メールの返信を早くする最大のメリットは「信頼感」を得られること
メールの返信を早くする最大のメリットは
「信頼感を得られる」ことです。
すぐにレスが返ってくると安心感が生まれますからね。
相手が相談や確認をしたときの返答が早ければ
「頼れる人」と認識されやすいです。
反対にメールの返信が遅いと相手にも迷惑をかけかねません。
自分が回答しないがために、
仕事全体がストップしてしまう恐れもあります。
仕事で信頼を獲得したいなら、
「すぐに返信」するのを心がけましょう！
結果的に、
「仕事ができる」と判断され、多くの依頼が自分に舞い込んでくるはずです。
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レスが早い人が行なっている5つのコツ
レスが早い人が行っているコツは次の5つです。
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- 通知ではなく、自分からメッセージを見に行く癖をつける
- 定型文を登録して、効率化する
- 隙間時間を活用する
- 「とにかく止めない」を心がける
- 場合によっては電話も活用する
すべてのコツがつかめれば、
誰でもすぐに返信できるようになるはずです。
1つ1つ分かりやすく説明するので、
ぜひ実践してみてくださいね！
コツ①通知ではなく、自分からメッセージを見に行く癖をつける
返信が早い人は自分からメッセージを確認する癖をつけています。
いかなるメッセージも逃さないようにするためです。
基本的には通知を確認した直後に返信するのがベストですが、スケジュールの都合上すぐに見られないケースも多いですよね。
通知自体を見逃してしまう場合もあるかもしれません。
確実でかつスピーディーに対応するためにも、
メッセージは自分で見るのが大切です。
具体的には、
1日のなかで「メールを確認する時間」を設けるのが良いでしょう。
仕事はじめやお昼休み後など、
決められた時刻にメールを確認する習慣をつければ効率よくメッセージをチェックできます。
返信漏れを防ぎ、できるだけ早いレスを心がけましょう。
必ずすべき事項としてルーティン化しちゃえばいいのね！
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コツ②定型文を登録して、効率化する
定型文を登録するのも返信を早くするテクニックの1つです。
あらかじめ単語の変換方法を設定しておくだけで、メールの作成時間は驚くほど速くなります。
日常的に同じようなメッセージを送る場合は、
事前にテンプレートを登録しておくと良いでしょう。
よりスピーディーにメールを作成したい場合は
「単語登録」も有効的な手段です。
指定の文字を入力した際に、設定した文章に変換させます。
たとえば「おせ」と入力すれば
「お世話になっております」が変換できるイメージです。
頻繁に使う言葉を登録しておくだけでも、タイピング時間が劇的に短くなります。
次のような単語を登録しておくと便利だよ！
（※これ くたすけについて知りたいかたはこちらをクリック。）
・お世話になっております。
・お手数おかけいたします
・よろしくお願いいたします。
定型文と単語登録を活用して返信時間を短縮しましょう。
コツ③隙間時間を活用する
スキマ時間を活用するのもおすすめです。
仕事の移動時間や打ち合わせまでの待ち時間など自由に使える時間は少なくありません。
空き時間が5分あればメールを1本返信することもできます。
返信を後回しにしてしまうと、
結果的に長時間レスを返せないケースもありますよね。
反対にスキマ時間を活用すれば、
受信後5分以内に返信できる場合もあるでしょう。
相手からの信頼も得られ、
より「仕事ができる人」とみなされます。
使える時間はすべて使って、
スピーディーな返信を心がけるのがおすすめです。
コツ④「とにかく止めない」を心がける
仕事ができる人は、
コミュニケーションを「止めない」ことを意識します。
自分が返信しないだけで、仕事全体が進まない恐れがあるからです。
多くの人に迷惑をかけてしまいかねません。
ですので、
自分の返信を待たれている時間をなくすのがポイントです。
もしすぐに回答ができない場合も、
「後ほど返答させていただきます」
と返答するだけで、相手にも安心感を与えられます。
返信がないとメールを確認できているか分からず、
相手を不安にさせてしまう可能性もありますからね。
信頼関係を築くためにも、メールは自分で止めないように注意しましょう！
コツ⑤場合によっては電話も活用する
メールでの対応に時間がかかる場合は、
電話をするのも1つの方法です。
短時間で効率よく情報を伝えられます。
メールで10回程度のやり取りが必要な場合も、
電話であれば3分で済むケースも少なくありません。
多くの情報をまとめて伝えたいときは、
口頭で有効的な手段とえいます。
ただし電話は相手の時間を奪う行動でもあります。
仕事中でも強制的に中断させてしまう可能性もゼロではありません。
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スピーディーな返信で相手からの信頼を積み重ねよう
返信が早い人は相手からの信頼が生まれます。
メール相手を安心させられるからです。
相談したとき素早く返答がもらえれば、頼りがいがある人だと感じるもんね！
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仕事で活躍したい人は、即レスを心がけましょう！
実際に返信を早くするときのコツは次の5つ。
- 通知ではなく、自分からメッセージを見に行く癖をつける
- 定型文を登録して、効率化する
- 隙間時間を活用する
- 「とにかく止めない」を心がける
- 場合によっては電話も活用する
上記の内容をすべて実践すれば、
自然と返信の速度も速くなるはずです。
ぜひこの記事を参考に、頼られるビジネスマンを目指してくださいね。
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でも、
返信を早めるためには何を心がければ良いのかしら。